HƯỚNG DẪN CÁCH LÀM HỒ SƠ XIN VIỆC CHUẨN PHÁP LÝ

Nhiều ứng viên hiện nay vẫn gặp khó khăn trong cách viết hồ sơ xin việc dẫn đến những sai sót không đáng có trong khi trình bày thông tin. Bên cạnh đó, việc không nắm vững các quy định về công chứng hay thời hạn giấy tờ còn khiến quá trình tiếp nhận nhân sự mới bị gián đoạn và mất thời gian.

Bài viết này, Langmaster Careers sẽ hướng dẫn bạn hoàn thiện từng danh mục hồ sơ và cách sắp xếp giấy tờ khoa học để đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận nhân sự!

1. Bộ hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ nhanh chóng, thuận lợi hơn.

Để chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển đúng yêu cầu và tránh phát sinh thủ tục, bạn cần nắm rõ các giấy tờ cơ bản trong bộ hồ sơ xin việc đúng chuẩn sau đây:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Bản tóm tắt thông tin cá nhân và nhân thân, yêu cầu dán ảnh thẻ và có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
• Đơn xin việc: Công cụ bày tỏ nguyện vọng gia nhập doanh nghiệp và khẳng định mức độ phù hợp của bản thân với vị trí đang tuyển dụng.
• CV xin việc: Bản tổng hợp kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích học tập, đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục nhà tuyển dụng lựa chọn bạn.
• Giấy khám sức khỏe: Văn bản xác nhận tình trạng thể chất đủ điều kiện lao động, được cấp bởi các cơ sở y tế từ cấp quận hoặc huyện trở lên.
• Bản sao bằng cấp và chứng chỉ: Các loại văn bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ nghề nghiệp được photo và chứng thực để xác minh năng lực chuyên môn.
• Ảnh thẻ (3x4 hoặc 4x6): Ảnh chân dung chụp trên nền phông xanh hoặc trắng, dùng để dán vào sơ yếu lý lịch và bên ngoài túi đựng hồ sơ.
• Bản sao CCCD hoặc giấy xác nhận cư trú: Chứng từ xác minh danh tính giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục khai báo bảo hiểm và quản lý nhân lực.

2. Hướng dẫn cách làm hồ sơ xin việc bài bản, chuyên nghiệp

Để tạo ra bộ hồ sơ có sức nặng, ứng viên cần chú trọng vào cả hình thức trình bày lẫn nội dung truyền tải. 

Dưới đây là cách viết hồ sơ xin việc chi tiết giúp bạn tối ưu hóa từng loại văn bản quan trọng trong bộ hồ sơ ứng tuyển.

2.1 Cách trình bày sơ yếu lý lịch

Hiện nay, trên thị trường có nhiều mẫu sơ yếu lý lịch như bản tự thuật, mẫu dành cho viên chức hoặc bản song ngữ. 

Tùy theo mục đích sử dụng, bạn nên lựa chọn mẫu sơ yếu lý lịch phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Về cơ bản, một bản sơ yếu lý lịch thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin cá nhân: Kê khai đầy đủ họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán và hộ khẩu thường trú, bảo đảm trùng khớp với thông tin trên VNeID.
• Thành phần gia đình: Ghi rõ thông tin về bố, mẹ, anh chị em hoặc vợ chồng để doanh nghiệp nắm rõ lý lịch trích ngang của ứng viên.
• Quá trình đào tạo và công tác: Trình bày các mốc học tập và làm việc theo thứ tự thời gian từ trước đến nay, rõ ràng và dễ kiểm tra.
• Xác nhận của địa phương: Đảm bảo chữ ký và dấu mộc của cơ quan có thẩm quyền còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa hay chỉnh sửa.

Lưu ý về địa danh hành chính mới:

• Ưu tiên kê khai địa chỉ theo thông tin cập nhật trên VNeID để đảm bảo thống nhất với Cơ sở dữ liệu quốc gia. 
• Trường hợp thông tin chưa trùng khớp với CCCD, bạn nên ghi chú việc điều chỉnh địa giới hành chính để nhà tuyển dụng thuận tiện đối soát và hạn chế rủi ro pháp lý.

>>> Tải mẫu sơ yếu lý lịch dạng tự thuật cá nhân tại đây!

2.2 Kỹ thuật viết đơn xin việc ngắn gọn và thuyết phục

Đơn xin việc là cầu nối để ứng viên thể hiện mong muốn ứng tuyển và định hướng nghề nghiệp với bộ phận nhân sự. 

Một lá đơn xin việc chất lượng cần làm rõ năng lực chuyên môn và giá trị bạn có thể đóng góp cho doanh nghiệp.

Để xây dựng nội dung phù hợp, bạn nên tập trung vào các ý chính sau:

• Thông tin định danh chính xác: Điền đầy đủ họ tên, ngày sinh, số CCCD và địa chỉ liên lạc thường trú để nhà tuyển dụng dễ dàng đối soát hồ sơ nhân sự.
• Xác định nguồn tin tuyển dụng: Ghi rõ bạn biết đến nhu cầu tuyển dụng của công ty qua kênh nào (website, mạng xã hội hoặc người thân giới thiệu) giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả truyền thông.
• Làm nổi bật nền tảng học vấn: Trình bày ngắn gọn về trường đào tạo, chuyên ngành và xếp loại tốt nghiệp để khẳng định nền tảng kiến thức chuyên môn vững chắc.
• Đưa ra kinh nghiệm làm việc thực tế: Liệt kê các vị trí đã từng đảm nhiệm tại các đơn vị cũ kèm theo mốc thời gian cụ thể nhằm chứng minh sự tích lũy về mặt kinh nghiệm.
• Khẳng định kỹ năng bổ trợ: Tập trung vào các thế mạnh như tin học văn phòng, khả năng giao tiếp ngoại ngữ hoặc các kỹ năng mềm quan trọng khác liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.
• Bày tỏ mong muốn phỏng vấn: Kết thúc bằng lời đề nghị lịch hẹn trao đổi trực tiếp để thể hiện thái độ cầu thị và tinh thần sẵn sàng gia nhập tổ chức.

>>> Tải mẫu đơn xin việc chuyên nghiệp tại đây!

2.3 Cách viết CV ấn tượng

CV giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng đánh giá năng lực, kinh nghiệm và mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí đang tuyển. 

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của một bản CV chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo:

• Thông tin cá nhân: Cung cấp đầy đủ họ tên, số điện thoại, email chuyên nghiệp và địa chỉ cư trú hiện tại để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ.
• Mục tiêu nghề nghiệp: Trình bày rõ ràng dự định ngắn hạn và mục tiêu dài hạn (vị trí quản lý, giá trị đóng góp cho tổ chức) để thể hiện tư duy cầu tiến.
• Học vấn và chứng chỉ: Liệt kê các bậc đào tạo chuyên môn kèm theo chứng chỉ ngoại ngữ hoặc kỹ năng bổ trợ liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc: Nêu rõ các vị trí đã đảm nhận và trách nhiệm chính theo trình tự thời gian từ gần nhất đến xa.
• Kỹ năng chuyên môn: Phân loại rõ ràng các nhóm kỹ năng cứng về nghiệp vụ và kỹ năng mềm trong tương tác, xử lý công việc.
• Thành tựu nổi bật: Sử dụng các con số hoặc giải thưởng thực tế để chứng minh hiệu suất và kết quả làm việc ấn tượng.
• Người tham chiếu: Cung cấp thông tin liên lạc của cấp trên hoặc đồng nghiệp cũ để nhà tuyển dụng xác thực thông tin.

Lưu ý về thứ tự thời gian khi trình bày hồ sơ:

Đối với sơ yếu lý lịch và đơn xin việc, bạn nên sắp xếp thông tin theo trình tự thời gian từ xa đến gần đảm bảo tính hệ thống và đầy đủ.

Riêng với CV, nên trình bày theo thứ tự từ gần đến xa nhằm làm nổi bật kinh nghiệm và năng lực hiện tại, hỗ trợ nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt giá trị nổi bật của bạn.

>> XEM THÊM:

[MỜI BẠN] TẢI MIỄN PHÍ MẪU SƠ YẾU LÝ LỊCH XIN VIỆC MỚI NHẤT 2026

CÁCH VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC SƠ YẾU LÝ LỊCH CHUẨN, CHI TIẾT

ĐƠN XIN VIỆC KÍNH GỬI AI? CÁCH XƯNG HÔ TINH TẾ CHIẾM TRỌN LÒNG TIN

3. Quy định về công chứng và thời hạn hiệu lực của hồ sơ ứng tuyển

3.1  Địa điểm thực hiện chứng thực hồ sơ đúng pháp luật

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc xác nhận chữ ký và nội dung trên các loại giấy tờ như sơ yếu lý lịch hay đơn xin việc không còn phụ thuộc vào nơi cư trú. 

Bạn có thể chủ động lựa chọn một trong các đơn vị sau để thực hiện thủ tục làm hồ sơ xin việc đúng quy định:

• UBND cấp Xã/Phường: Đây là lựa chọn phổ biến nhất với quy trình xử lý hồ sơ đơn giản và chi phí thấp, thường dao động từ 10.000 đến 20.000 VNĐ cho mỗi văn bản.
• Phòng Tư pháp: Cơ quan này phù hợp với những hồ sơ yêu cầu xác minh nhân thân kỹ lưỡng hoặc các văn bản có yếu tố phức tạp, mức phí thực hiện khoảng 20.000 đến 30.000 VNĐ.
• Văn phòng công chứng: Đơn vị này cung cấp dịch vụ nhanh chóng, giúp ứng viên tiết kiệm thời gian chờ đợi với mức phí dịch vụ thường dao động từ 50.000 đến 100.000 VNĐ.

3.2 Thời hạn sử dụng của các giấy tờ trong bộ hồ sơ

Thời hạn sử dụng của các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc không được quy định chung tại Bộ luật Lao động 2019 mà phụ thuộc vào hiệu lực của giấy tờ gốc và yêu cầu từ phía đơn vị tuyển dụng. 

Để thực hiện cách làm hồ sơ xin việc chuẩn chỉnh, bạn nên lưu ý các mốc thời gian sau nhằm đảm bảo tính cập nhật và hợp lệ của hồ sơ.

Nhóm giấy tờ có thời hạn cố định:

• Giấy khám sức khỏe: Văn bản có hiệu lực pháp lý tối đa 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe theo Thông tư 32/2023/TT - BYT, tuy nhiên hầu hết doanh nghiệp chỉ chấp nhận bản cấp dưới 06 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Pháp luật không quy định rõ thời hạn, nhưng các ngành đặc thù như giáo dục hay tài chính thường yêu cầu giấy tờ trong vòng 06 tháng đến 01 năm.
• Chứng chỉ ngoại ngữ: Các chứng chỉ quốc tế như IELTS, TOEIC hay TOEFL thường chỉ có giá trị sử dụng trong vòng 02 năm kể từ ngày cấp.

Nhóm giấy tờ chứng thực (Sao y bản chính):

• Văn bằng, bảng điểm, CCCD: Bản sao có giá trị vô thời hạn nếu bản gốc vô hạn theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, riêng CCCD sẽ hết hạn theo ngày ghi trên thẻ gốc.
• Giấy tờ có thể thay đổi nội dung: Những văn bản như giấy xác nhận cư trú hay đăng ký kết hôn nên được chứng thực mới trong vòng 3 - 6 tháng để đảm bảo tính xác thực.

Nhóm giấy tờ tự thuật và hình ảnh:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Dù có giá trị lâu dài sau khi chứng thực, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu bản chứng thực mới trong vòng 6 tháng để bảo đảm thông tin cá nhân và nhân thân của ứng viên được cập nhật.
• Đơn xin việc và CV: Các tài liệu này không giới hạn thời gian nhưng cần được cập nhật thông tin mới để phản ánh đúng năng lực và kinh nghiệm tại thời điểm ứng tuyển.
• Ảnh thẻ: Ứng viên nên sử dụng ảnh chụp trong vòng 03 đến 06 tháng trở lại đây để đảm bảo diện mạo thực tế trùng khớp với hồ sơ.

>> XEM THÊM: 

DOWNLOAD 12 MẪU ĐƠN XIN VIỆC LÀM FILE WORD CHUẨN GÂY ẤN TƯỢNG

HƯỚNG DẪN CÁCH TẠO CV TUYỂN DỤNG CHUẨN CV KIỂU HARVARD

4. Mẹo sắp xếp hồ sơ xin việc khoa học để ghi điểm với nhà tuyển dụng 

Một bộ hồ sơ được sắp xếp gọn gàng thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc của bạn đối với nhà tuyển dụng. 

Bạn có thể tham khảo các mẹo dưới đây để bảo đảm hồ sơ luôn chỉn chu và dễ theo dõi.

• Sắp xếp theo thứ tự quan trọng:
• CV xin việc
• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch
• Bản sao bằng cấp, chứng chỉ
• Giấy khám sức khỏe
• Sử dụng túi đựng hồ sơ (Folder) sạch sẽ, phẳng phiu và không bị nhăn góc. 
• Dán ảnh thẻ ngay ngắn và ghi đầy đủ thông tin bên ngoài túi hồ sơ.
• Rà soát lại thông tin trên tất cả giấy tờ để đảm bảo tính nhất quán về ngày tháng năm sinh, số điện thoại và các thông tin nhân thân khác.

5. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Sau khi nhận được thông báo trúng tuyển, việc hoàn thiện hồ sơ để nộp cho bộ phận nhân sự là bước cuối cùng để chính thức trở thành nhân viên của công ty. 

Để quá trình tiếp nhận diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý:

• Tính chính xác của thông tin pháp lý: Hồ sơ lưu trữ yêu cầu mọi thông tin trong Sơ yếu lý lịch và CCCD phải trùng khớp để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục BHXH và Thuế TNCN.
• Kiểm tra lỗi chính tả: Đọc lại toàn bộ nội dung trong CV, đơn xin việc và sơ yếu lý lịch để đảm bảo không có bất kỳ lỗi sai từ ngữ hay dấu câu nào.
• Đảm bảo tính trung thực: Mọi thông tin về bằng cấp, kinh nghiệm làm việc và thành tích cần được kê khai chính xác.
• Lựa chọn ảnh thẻ chuyên nghiệp: Ảnh thẻ nên được chụp với trang phục lịch sự, nét mặt tươi tỉnh và phông nền xanh hoặc trắng.
• Sử dụng màu mực thống nhất: Nên sử dụng một màu mực duy nhất (thường là màu xanh) và tuyệt đối không dùng bút xóa hay gạch xóa trong hồ sơ.
• Chuẩn bị sẵn các bản sao: Hãy công chứng dư ra 2 - 3 bản cho mỗi loại giấy tờ để dự phòng trường hợp hồ sơ bị thất lạc.
• Chất lượng bản sao công chứng: Đảm bảo các bản sao bằng cấp, CCCD phải rõ nét, dấu mộc đỏ của cơ quan có thẩm quyền phải tươi và không bị nhòe.

>> XEM THÊM: BỎ TÚI MẸO VIẾT CV CHUẨN "ATS" ĐỂ VƯỢT QUA VÒNG SÀNG LỌC CỰC DỄ

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp về bộ hồ sơ ứng tuyển

6.1 Những giấy tờ nào trong hồ sơ xin việc cần công chứng, chứng thực?

Nhiều ứng viên thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Tùy vào tính chất của từng loại văn bản mà bạn cần thực hiện thủ tục phù hợp:

Nhóm giấy tờ cần công chứng

Bạn cần mang theo bản gốc đối chiếu để cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản photo là chính xác. Danh mục bao gồm:

• Bằng tốt nghiệp: Các cấp bậc Đại học, Cao đẳng, Thạc sĩ hoặc bằng nghề.
• Bảng điểm: Chứng thực kèm theo bằng để minh chứng kết quả học tập chi tiết.
• Các chứng chỉ: Ngoại ngữ (IELTS, TOEIC), tin học hoặc các chứng chỉ hành nghề liên quan.
• Căn cước công dân (CCCD): Dùng để lưu trữ hồ sơ nhân sự dù hiện nay đã có tích hợp mã QR.

Nhóm giấy tờ cần Chứng thực chữ ký

Với nhóm này, bạn bắt buộc phải ký trực tiếp trước mặt cán bộ tư pháp hoặc công chứng viên để xác nhận quyền sở hữu văn bản:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Giấy tờ quan trọng nhất cần chứng thực chữ ký để xác nhận thông tin nhân thân và lý lịch cá nhân.

6.2 Mua bộ hồ sơ xin việc ở đâu và giá bao nhiêu?

Bạn có thể dễ dàng tìm mua vỏ túi hồ sơ kèm theo các mẫu tờ khai sẵn (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe mẫu cũ) tại:

• Các hiệu sách, cửa hàng văn phòng phẩm.
• Các tiệm tạp hóa hoặc cửa hàng photo.
• Các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki.

Mức giá thường dao động từ 5.000 đến 10.000 VNĐ/bộ. 

6.3 Hồ sơ xin việc bản mềm (online) gồm những gì?

Hồ sơ bản mềm là tập hợp các tệp tin kỹ thuật số (ưu tiên định dạng PDF) được gửi qua email của bộ phận nhân sự công ty.

Một bộ hồ sơ online chuẩn chỉnh thường bao gồm:

Các thành phần chính bắt buộc:

• CV (Curriculum Vitae)
• Thư xin việc (Cover Letter)
• Sơ yếu lý lịch bản mềm

Các giấy tờ bổ sung (Bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét):

• Bằng cấp & Chứng chỉ
• Căn cước công dân (CCCD)
• Portfolio
• Giấy khám sức khỏe

6.4 Hồ sơ xin việc có cần dấu giáp lai ảnh thẻ không?

Câu trả lời là CÓ. Đối với Sơ yếu lý lịch tự thuật, ảnh thẻ dán vào góc trái cần được cơ quan có thẩm quyền đóng dấu giáp lai (dấu đè lên một phần ảnh) khi thực hiện chứng thực. 

Việc này nhằm xác nhận bức ảnh đó chính là của người kê khai trong lý lịch, đảm bảo tính trung thực và ngăn chặn việc thay đổi ảnh sau khi đã công chứng.

>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] MẪU VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC LÀM CÔNG TY CHUẨN XÁC

Như vậy, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp tiếp nhận nhân sự thuận lợi và hạn chế phát sinh thủ tục, đồng thời bảo đảm quyền lợi pháp lý cho chính bạn. 

Thông qua hướng dẫn chi tiết về cách làm hồ sơ xin việc, hy vọng bạn đã nắm rõ các yêu cầu về chứng thực và thời hạn giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ nhân sự một cách chỉn chu và đúng quy định.

Sở hữu một bộ hồ sơ xin việc chỉn chu chính là tấm vé thông hành đưa bạn đến gần hơn với công việc mơ ước. 

Tuy nhiên, sự nghiệp sẽ thực sự bứt phá khi bạn gia nhập một hệ sinh thái đủ tầm, nơi trân trọng giá trị năng lực và tạo đà cho bạn bứt phá thành phiên bản xuất sắc của chính mình.

Với 16+ năm uy tín trên thị trường, Học tiếng Anh Langmaster tự hào với triết lý "sản xuất nhân tài từ bên trong". Tại đây, mỗi cá nhân đều có cơ hội trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình thông qua lộ trình phát triển bài bản.

• Văn hóa Learning Culture bền vững: Tài trợ 100% các khóa học và workshop để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
• Môi trường làm việc tích cực: Không gian làm việc chuyên nghiệp khuyến khích sự đổi mới và tinh thần phát triển không ngừng trong kỷ nguyên số.
• Lộ trình thăng tiến minh bạch: Định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng tạo động lực cho nhân sự bứt phá thành nhà quản lý và lãnh đạo tương lai.
• Chính sách đãi ngộ Win-Win: Cơ chế lương thưởng minh bạch, ghi nhận đóng góp dựa trên hiệu quả công việc thực tế.

Đừng để bộ hồ sơ của bạn nằm yên trên giấy. Hãy gửi gắm tâm huyết đó vào nơi giúp bạn tỏa sáng và vươn xa hơn!